Hoe bereiden we de sessie voor?

Er is in principe geen voorbereiding nodig. Alles wat je nodig hebt, staat op de KoersKaart. Elke KoersKaart is zorgvuldig opgebouwd, ontworpen en getest om jullie het goede gesprek te laten voeren. De belangrijkste tip die we mee kunnen geven is: ga gewoon met elkaar in gesprek en laat de KoersKaart leiden. Er komt altijd iets moois uit.

Iets meer grip en sturing op het eindresultaat?

Het is wel voor te stellen dat jullie de KoersKaart willen vormen rondom jullie vraagstuk. Dat kan uiteraard. Een paar tips:

  • Probeer een beeld te krijgen van het doel dat je wil bereiken. Wil je enkel het onderwerp verkennen? Wil je een teambuilding werken? Of heb je al een concrete casus?
  • Neem van tevoren de vragen goed door en bepaal waar het zwaartepunt voor jullie ligt.
  • De tijd staat aangegeven bij elke vraag, maar meestal loopt het gesprek toch uit. Houdt hier rekening mee door een uitloop in te calculeren of heel strak op de tijd te sturen.
  • Welke mensen wil je aan tafel hebben? Per KoersKaart kunnen 4 tot 8 personen deelnemen.

Spelen jullie met meerdere groepen tegelijk?

  • Bepaal of jullie de groepen maximaal willen mixen of juist willen vergelijken per doelgroep (bijv. HRM vs Finance). Max-Mix blijkt in de praktijk de voorkeur te genieten.
  • Welke vragen willen jullie onderling gedeeld hebben? Neem de vragen daarom van tevoren door en probeer tijdens het spelen er voor te zorgen dat de groepjes tegelijk bij dit punt aankomen door bijvoorbeeld op de tijd te sturen of de snellere groepen een korte pauze te geven.

Setting: hoe richten we de ruimte in?

Zorg dat er stoelen in de ruimte zijn, maar plaats ze niet aan tafel. Er ontstaat een betere dynamiek wanneer de deelnemers om het spel heenlopen.

Leg de kaart alvast klaar op tafel en leg de pen(nen) er bij. Je kunt er ook voor kiezen de deelnemers het spel uit te laten rollen. Dit is goed voor de betrokkenheid en spanningsopbouw.

Gebruik geen dikke viltstiften of markers, omdat de vakjes hiervoor te klein zijn. Gebruik dunne stiften of balpennen. De kaarten zijn bedoeld voor eenmalig gebruik, dus laat de deelnemers zoveel mogelijk schrijven.

Het is leuk om foto’s te maken met je telefoon of een filmpje (om te delen via Twitter of voor in een verslag).

Hoe zorgen we dat we een optimaal gesprek voeren?

Ook hierbij geldt dat het de voorkeur geniet om de KoersKaart het gesprek te laten leiden.

Het gesprek is belangrijker dan de tijd. De groep blijkt meestal goed in staat om elders tijd in te halen, zolang er iemand is die de tijd goed in de gaten houdt. Het is geen invuloefening.

Probeer de dialoogregels te benutten:

  • Sta toe dat iemand een andere mening heeft
  • Stel je oordeel uit
  • Stel open vragen
  • Praat zoveel mogelijk in de ‘ik’ vorm
  • Laat elkaar uitspreken

Hoe houden we de vaart er in?

Mocht het gesprek stokken, dan kun je dit vlot trekken door open vragen te stellen:

  • Je bent behoorlijk stil, wat vind jij van dit onderwerp?
  • Schrijven we het ook nog even op?
  • Het klinkt alsof we het hier niet helemaal eens zijn, klopt dat?
  • We staan nu al een tijdje bij dit onderwerp stil. Wat zegt dit?

Hoe brengen we het tot een goed einde?

Probeer de KoersKaart daadwerkelijk af te ronden. Er is niets zo vervelend als losse eindjes. De praktijk leert dat mensen een minder content gevoel hebben als het niet is afgerond.

Als je echt te weinig tijd hebt, kun je beter een vraag overslaan dan de laatste individuele vraag niet in te vullen. Zorg dat het eindigt bij het individu dat een eerste stap mag bedenken.

Jullie kunnen er natuurlijk ook voor kiezen het op een ander moment af te ronden. Het is echter lastig om een goed gesprek weer op te pakken. Dit heeft daarom niet de voorkeur.

Wat kunnen we doen met de uitkomsten?

Dit is de meest gestelde vraag: wat hebben we aan het einde? Een paar mogelijkheden:

  • Jullie hebben een goed gesprek gevoerd. Dit klinkt makkelijk, maar het wordt het hoogst gewaardeerd!
  • Jullie hebben inzicht in elkaar en de organisatie gekregen.
  • Jullie hebben samen nagedacht over een actueel probleem in de organisatie.
  • Jullie weten wat de eerste stap is die ieder moet zetten.

En dan? Wat kan ik met al deze informatie?

  • Probeer met elkaar te bedenken wat de uitkomsten betekenen.
  • Wie moet hier iets mee? Opschalen naar een hoger niveau (MT? Directie?) of juist mensen informeren?
  • Voor wie zou het slim zijn om eenzelfde proces door te maken? Wie zou je deze KoersKaart aanbevelen?
  • Hang de KoersKaart op aan de muur op jouw eigen kantoor. Een mooie gelegenheid om het gesprek te vervolgen!
  • Grootser aanpakken? Denk ook eens aan een KoersKaart op maat!

Als jullie met meerdere groepen werken:

  • Zet de informatie in een Excel sheet en probeer de informatie te ordenen zonder in te boeten qua volledigheid.
  • Ga terplekke stemmen over de uitkomsten (bijvoorbeeld via handopsteken of stemkastjes).
  • Verwerk de informatie in een mindmap die is aangesloten op de projector.
  • Zet de eerste stap op een ansichtkaart en stuur deze een maand later naar elke deelnemer.